Hoe heeft u momenteel uw wagenpark en mobiliteit georganiseerd, en wat kan er beter? Een objectieve inventarisatie kan hierbij helpen. Dragintra brengt met de Quick Scan uw huidige structuur in kaart en biedt optimalisatiemogelijkheden waar dat mogelijk is.

Bij de Quickscan brengen wij de volgende onderwerpen voor u in kaart ten opzichte van uw gestelde doelen:

• Car Policy: Hoe actueel is uw regeling ten opzichte van de markt en sluit deze aan op uw gestelde doelen? Wij analyseren de voorwaarden en benchmarken uw budgetten.
• Aanschaf en kosten van auto’s: Hoe schaft u momenteel auto’s aan en wat zijn hiervan de kosten? Op basis van een actueel wagenparkoverzicht en werkelijke factuurkosten brengen wij de financiële situatie van uw wagenpark in kaart en benchmarken deze.
• CO2-uitstoot en gebruik: Wat is de huidige CO2-uitstoot van uw wagenpark op basis van werkelijk verbruik en waarvoor worden de auto’s gebruikt? Heeft u de juiste autokeuze gemaakt voor het beoogde gebruik?
• Contractbeheer: Hoe heeft u momenteel de afspraken met uw leveranciers vastgelegd en hoe worden deze gecontroleerd en opgevolgd? Wij maken dit inzichtelijk op basis van uw huidige contracten en beheerprocessen.

De resultaten worden aan u gepresenteerd, waarbij we de geconstateerde verbeteringsmogelijkheden toelichten.

Ons uitgangspunt is dat u alleen op basis van transparant inzicht realistische keuzes kunt maken die aansluiten bij uw doelstellingen. Onze experts hebben de ervaring om uw vraag effectief te vertalen naar mogelijke oplossingen, gebaseerd op uw bestaande situatie.

Voor het selecteren van de juiste leveranciers om uw doelstellingen te realiseren, is het belangrijk om een duidelijk beeld van uw behoeften te hebben. Dragintra kent de markt en de werkwijze van de meeste leveranciers en vertaalt uw behoeften naar de juiste vraag. Hierdoor is uw aanvraag en vergelijking van leveranciers volledig en eenduidig.

Het selecteren van een nieuwe leverancier is de eerste stap naar uw oplossing, maar wij borgen ook uw samenwerking.

• Inventarisatie: Om een goed beeld te krijgen van uw behoeften, brengen wij eerst uw samenwerking met de huidige leveranciers in kaart en vergelijken deze met uw wensen en eisen.
• Opstellen aanbestedingsdocument: Bij het opstellen van het aanbestedingsdocument houden we rekening met de gevraagde dienstverlening en de gewenste samenwerkingsvorm. Dit omvat ook de samenstelling van de automandjes (car baskets) en de beoordelingscriteria.
• Selecteren potentiële leveranciers: Omdat niet alle partijen in de markt kunnen worden aangeschreven, bepalen wij samen met u de selectie van mogelijke leveranciers. Daarbij sluiten wij de huidige leveranciers niet bij voorbaat uit.
• Begeleiding RFP-proces: Om dit proces soepel te laten verlopen, is goede communicatie zowel intern als extern van cruciaal belang. Onze expert neemt de leiding en is verantwoordelijk voor het project.
• Advies: Onze expert zorgt ervoor dat de communicatie goed verloopt en begeleidt het proces van begin tot eind, waarbij hij of zij de leiding neemt.
• Implementatie: Tijdens de contractering van leveranciers beperken wij onze rol tot het vastleggen van prijsafspraken in de Price Level Agreement (PLA) en de overeengekomen dienstverlening in een Service Level Agreement (SLA).

Ons uitgangspunt is dat u bepaalt in hoeverre wij betrokken zijn bij de selectie van uw leveranciers. Dit kan variëren van volledige ondersteuning tot een expertrol binnen een vast projectteam. Onze experts hebben de ervaring om uw vraag effectief te vertalen naar passende oplossingen.

Als het wagenparkbeheer binnen uw organisatie is ondergebracht bij een afdeling of vast team, dan werken zij volledig dedicated voor uw organisatie. Maar hoe functioneert dit team of deze afdeling? Ontvangt u veel klachten van berijders of verschillende interne afdelingen en wilt u deze problemen structureel oplossen? Met onze ervaring als wagenparkbeheerorganisatie weten wij welke processen nodig zijn om de juiste dienstverlening te bieden. Onze experts ondersteunen u bij het optimaliseren en reorganiseren van uw afdeling.

Door gebruik te maken van onze experts met operationele managementervaring, hanteren wij een gestructureerde aanpak met de volgende uitgangspunten:

• Duidelijke projectomschrijving: Samen definiëren we de projectopdracht, waarbij we overeenkomen wat de doelstellingen zijn en hoe deze worden gerealiseerd.
• Kennismaking: Om de doelen te realiseren, is een helder beeld van de huidige werkwijze cruciaal. Onze experts werken daarom altijd op locatie en binnen de betreffende afdeling om dit goed te kunnen beoordelen.
• Processen: De werkwijze wordt beoordeeld aan de hand van het Best Practice-model, waarbij leveranciers in de keten worden ingezet voor de taken waarvoor ze zijn aangesteld. Ook beoordelen we hoe processen zijn vastgelegd in een procesmanual of handboek.
• Informatie- en databeheer: Communicatie met leveranciers en medewerkers verloopt via verschillende kanalen. De kwaliteit van de data vormt de basis voor tijdig opstarten van processen en goed contractbeheer. Daarom wordt de kwaliteit van de data in de verschillende administraties beoordeeld.

Op basis van de resultaten werken we een plan van aanpak uit en bespreken dit met u. Na goedkeuring wordt het plan uitgevoerd.

Wij ronden het project af zodra de processen zijn ingevoerd en vastgelegd, de informatie voor iedereen beschikbaar en vindbaar is, en de datakwaliteit actueel en correct is.